文書管理情報2008-02-03

2008/02/03 當山日出夫

適当な日本語訳がまだ定着していないので、私の場合、「文書管理情報」と称することにしている。あるいは、強いて、カタカナで書けば、レポートヘッダ、とでもいうべきか。

レポートを提出するとき、次のようなことがらを、まず、きちんと書け、というところからスタートする。

1.文書の種類 ※レポートなのか、ゼミの報告なのか、どういう種類の文書であるのか明記する。

2.日付(年月日) ※基本は、西暦4桁で年を書く。月日だけではだめ。かならず年から書く。提出日を書く。

3.科目名・曜日・時間・担当教員名

4.自分の所属(学部・学科・専攻など)

5.自分の名前(読み方も書く)

6.学籍番号(これが欠如しているものは、自動的に不可になる)

そして、

7.タイトル

以上の、7項目である。このうち、1の文書の種類と、7のタイトルとは、重複する場合があるが、ともかく、これらの情報が確実に読み取れるように、書いてある必要がある。

これらのことを書いてから、やっと「内容」がはじまる。ただ、これだけのことだが、しっかりと身につけさせるには、やはり、半年(1セメスタ)は必要である。

見た目には、きわめて形式的なことがらである。しかし、これを、一歩ふみこんで考えてみるならば、文書の構造とはどのようになっているのか、にかかわることになる。文書作成で「タイトル」なしのレポートを平然と提出する学生に、XMLによる文書の構造化……と言っても、底の抜けたバケツに水をそそぐようなものだろう。

それにしても、なんで、こういう基本的なことを解説したテキストが無いのだろう。紙にプリントした文書には、論理構造と物理構造がある、このことをまずしっかりと教える必要があある。

というようなことを考えて、「アカデミック・ライティング」などの授業を考えている。世の中には、やはり、似たようなことを考える人がいるものである。

ブログ:大学教員の日常・非日常 レポートの表紙

http://blog.livedoor.jp/yahata127/archives/51885545.html

ここの作者は、いわゆる理系の人であるが、文系・理系をとわず、学生が先生に提出物を出すときの、最低限のマナーというか、ルールは、どこかできちんと教えねばなるまい。

まあ、こんなことまで教えなければいけないのか、という気も、一方ではするのであるが。

當山日出夫(とうやまひでお)

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